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Vous voulez vraiment que je conserve toutes ces vieilleries?

Posté le 30 novembre 2010 par spreston

Lors d’une récente visite, les directeurs d’un camp exhibaient fièrement une impressionnante collection de photos de campeurs et d’employés avec les anciennes installations en arrière-plan. Ces photos ont été prises en 1958 par un photographe canadien de renom dont les enfants fréquentaient ce camp cet été-là.

Faute de légendes ou de notes explicatives, nul n’était en mesure de répondre à des questions comme : Qui étaient ces enfants et ces employés? D’où venaient-ils? Combien étaient-ils? Combien de temps sont-ils restés? À quoi jouaient-ils dans ces photos? Quelles étaient la philosophie et la mission du camp à cette époque? Quelles étaient les traditions? Certaines d’entre-elles ont-elles cours aujourd’hui? À quel moment les bâtiments anciens des photos ont-ils été modernisés?

Peut-être le commanditaire d’origine a-t-il conservé quelques dossiers? Difficile d’en avoir la certitude puisqu’il n’est plus associé au camp. Après quelques recherches, les seuls souvenirs retrouvés appartiennent à une sympathique dame qui, il y a 52 ans, dirigeait ce camp.

En ces temps-là, rares étaient les personnes qui se souciaient d’archiver quoi que ce soit pour la postérité. On remisait les documents de l’année précédente dans un placard pendant un certain temps, puis on s’en débarrassait.

Aujourd’hui, la situation est tout autre. À l’instar de Mary L. Northway, qui affirmait à juste titre que, pour comprendre son présent, il faut connaître son passé, nombreuses sont les personnes pour qui ces vieux documents sont riches en renseignements.

Si vous n’avez pas encore pris l’habitude d’archiver les vieux dossiers de votre camp, il n’est jamais trop tard pour commencer.

En raison du caractère sélectif et altérable de la mémoire ainsi que de l’éphémérité des données informatisées (lesquelles peuvent être supprimées par inadvertance, se dégrader au fil des ans ou être tout simplement illisibles à la suite d’une mise à niveau), il convient de mettre en place un système d’archivage pour éviter de perdre tous ces précieux souvenirs. Pour ce faire, il suffit d’amasser toutes les données importantes, de les convertir en format papier et de les mettre dans une enveloppe sur laquelle il sera inscrit Archives 2010.

Vous conservez déjà vos dossiers financiers et juridiques ainsi que vos titres de propriété, alors pourquoi ne pas également conserver les trucs amusants?

Que faut-il conserver?

1. Les pages du site Web (en format papier).
2. Les formulaires essentiels
3. Le manuel des employés
4. Les horaires, les menus, le nom des campeurs et des employés
5. Toute information susceptible d’intéresser quelqu’un plus tard ou de lui être utile :
— les rituels du camp
— les événements spéciaux
— les rapports de voyage
— les photos (accompagnées d’une légende précisant le nom des personnes photographiées, la date et l’occasion)
— les notes prises lors des séances formation du personnel

Dans un an, dans cinq et même dans dix ans ou quand vous tiendrez des retrouvailles, vous serez heureux d’avoir ce dossier d’archives, tout comme vous serez heureux d’avoir celui de 2011, 2012, 2013 et ainsi de suite.

Pour de plus amples renseignements, n’hésitez pas à communiquer avec Barb et Peter Gilbert par téléphone au 613-475-1689 ou par courriel à l’adresse pbgilbert@me.com 

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